クラウド会計を導入しても経理が楽にならない理由―業務フロー見直しのポイント

クラウド会計ソフトを導入すれば、経理業務が自動化されて楽になる――。

そのようなイメージを持たれる方も多いのではないでしょうか。

確かに、クラウド会計には銀行口座やクレジットカードとのデータ連携など、経理業務を効率化するための便利な機能があります。また、クラウド会計ソフトによっては、請求書の作成・発行など、会計処理以外の業務を効率化するための機能を備えているものもあります。

しかし、クラウド会計を導入しただけでは、思ったほど経理業務が減らないこともあります。

その理由の一つは、会計ソフトへの入力だけではなく、その前後にある「請求書の作成」「売上の集計」「入金確認」「振込」「現金管理」といった業務に手作業が残っているためです。

クラウド会計を活用して経理業務を効率化するためには、単に会計ソフトを入れ替えるのではなく、クラウド会計の機能を活かせるように、業務の流れそのものを見直すことが重要です。

今回は、そのためのポイントについて解説します。

1．売上・請求・入金のデータをつなげる

販売管理システムやECサイトなどを利用している会社では、すでに売上に関するデータがシステム上に存在していることがあります。

それにもかかわらず、

販売管理システム
↓
Excelで集計
↓
会計ソフトへ入力

という流れになっているケースがあります。

また、請求書をExcelなどで作成し、その内容を改めて会計ソフトへ入力している場合もあります。

クラウド会計ソフトの中には、請求書の作成・発行などの機能を備えているものもあります。また、請求書作成サービスなどの周辺サービスと連携できるものもあります。

こうした機能を利用すると、作成した請求書の情報をもとに売上の会計データを作成したり、銀行口座に入金されたデータと照合したりできる場合があります。

例えば、

請求書を作成
↓
売上データを会計へ反映
↓
銀行口座へ入金
↓
入金データと売掛金を照合

という流れです。

販売管理システムを利用している場合も、そのデータを会計処理に利用したり、会計ソフトへ取り込める形にしたりすることで、Excelへの転記や手作業による集計を減らせる場合があります。

このように、すでに存在するデータや一度入力したデータを、その後の処理にも利用する仕組みを作ることが、業務を効率化するポイントの一つです。

2．支払い・振込の流れを効率化する

支払業務についても同様です。

例えば、仕入先や外注先への支払いについて、一件ずつ振込先や金額をインターネットバンキングへ入力し、さらに会計ソフトにも支払内容を入力している場合、同じ情報を複数回入力することになります。

会計ソフトや周辺サービスによっては、支払予定の情報から銀行振込用のデータを作成し、インターネットバンキングでの振込に利用できるものがあります。

その場合、

支払内容を確認
↓
振込データを作成
↓
銀行で振込
↓
銀行口座の取引データをクラウド会計へ連携

という流れを作ることができます。

振込件数が多い会社では、手入力を減らすことで経理担当者の負担を軽減できるだけでなく、振込金額や振込先などの入力ミスを減らすことにもつながります。

ただし、業務を効率化しても、支払内容の確認や承認まで不要になるわけではありません。

必要なチェック体制は残しながら、入力や転記などの作業を減らしていくことが重要です。

3．現金を減らし、銀行・カードのデータを活用する

経理業務を効率化するうえで、意外と大きな負担になるのが現金の管理です。

会社で現金を使用すると、現金出納帳への記入、会計ソフトへの入力、手元の現金残高の確認などの作業が必要になります。

一方、支払方法をクレジットカード、ICカード、銀行振込などに整理すると、取引履歴がデータとして残ります。

さらに、銀行口座やクレジットカードをクラウド会計と連携すれば、取引データを取得し、会計処理に利用することができます。

もちろん、事業の内容によっては現金払いを完全になくすことが難しい場合もあります。

重要なのは現金をゼロにすることではなく、「現金で支払う必要のないものまで現金で処理していないか」を確認することです。

現金取引を減らすことで、会計ソフトへの入力だけでなく、現金そのものを管理するための業務も減らすことができます。

なお、銀行口座やカードのデータが自動的に取り込まれることと、正しい会計処理がすべて自動的に完成することは同じではありません。

実際の取引内容に応じて、勘定科目や消費税区分などを確認する必要があります。

クラウド会計は、経理を完全に無人化するものというより、「入力する経理」から「確認する経理」へ変えていくための仕組みと考えると分かりやすいでしょう。

4．会計ソフトだけでなく、業務全体を見る

業務を効率化するときに重要なのは、「どのクラウド会計ソフトを導入するか」だけではありません。

例えば、売上側では、

受注 → 請求書作成 → 売上計上 → 入金 → 入金確認

支払側では、

請求書受領 → 支払内容の確認 → 振込 → 会計処理

という一連の流れがあります。

それぞれについて、

• 同じ情報を何回入力しているか
• Excelなどへの転記や集計が残っていないか
• すでに存在するデータを会計処理に利用できないか
• 請求書・銀行口座・クレジットカードなどのデータを連携できないか
• そもそも、なくすことのできる作業はないか

を確認します。

クラウド会計の便利さは、単に仕訳を自動で作成できることだけではありません。

請求・入金・支払い・会計という、それまで別々に行っていた業務をデータでつなげられることも大きなメリットです。

5．今までの業務をそのままクラウド化しない

クラウド会計を導入するときに、特に重要なのが、これまでの業務手順をそのままクラウド会計に持ち込まないことです。

例えば、これまで、

請求書を作成
↓
Excelに転記
↓
Excelで集計
↓
会計ソフトへ入力

という業務を行っていた場合、クラウド会計を導入した後も同じ手順を続けてしまうと、最後に入力する会計ソフトが変わっただけで、業務そのものはほとんど変わりません。

クラウド会計には、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携だけでなく、ソフトによっては請求書作成などの機能が用意されています。また、外部の販売管理システムや請求書作成サービスなどと連携できる場合もあります。

こうした機能があるにもかかわらず、従来の業務手順をそのまま続けてしまうと、クラウド会計のメリットを十分に活かせないことがあります。

そこで大切なのが、

「現在の業務をクラウド会計でどう再現するか」ではなく、「クラウド会計の機能を活かすために、現在の業務をどう変えるか」

という視点です。

例えば、Excelで作成していた請求書をクラウド上で作成する、請求情報を売上データとして利用する、現金払いを減らしてカードや銀行振込を利用するなど、クラウド会計や周辺サービスの機能を活かせるように業務手順を組み直していきます。

これまで人が行っていた入力・転記・集計の中には、以前は必要だったものの、現在ではシステムやデータを活用することで不要にできる作業もあります。

そのため、クラウド会計の導入は単なる「会計ソフトの入替え」ではなく、「営業事務から経理・財務までの業務を見直す機会」と考えることが大切です。

ただし、すべての業務を会計ソフトに合わせればよいという意味ではありません。

会社として必要なチェックや承認は残しながら、システムに任せられる作業はシステムに任せ、人は確認や判断が必要な業務に時間を使うことが重要です。

まとめ―クラウド会計導入の目的は「ソフトを変えること」ではない

クラウド会計を導入すること自体が目的になってしまうと、「クラウド会計に変えたのに、思ったほど楽にならない」ということが起こります。

大切なのは、今までの業務手順をそのままクラウド会計へ持ち込むのではなく、クラウド会計の機能を活かせるように業務手順そのものを見直すことです。

場合によっては、新しいシステムを追加するよりも、クラウド会計に備わっている請求書作成などの機能を利用したり、現金払いを減らしたり、既存の販売管理システムのデータを活用したりする方が効果的なこともあります。

人が行う必要のない入力・転記・集計を減らし、人は確認や判断に時間を使う。

クラウド会計の導入を、単なる会計ソフトの入替えではなく、営業事務から経理・財務まで、業務の流れ全体を見直す機会として考えてみてはいかがでしょうか。

本記事は、執筆時点の法令・制度に基づく一般的な情報の提供を目的としたものであり、個別の事案に対する税務上の助言ではありません。税制は改正されることがあり、具体的な取扱いはご状況により異なります。実際の判断・手続にあたっては、税務署等の公的機関や専門家にご確認ください。